Pos

UT Tingkatkan Transparansi! Sosialisasi dan Pendampingan Monev Keterbukaan Informasi Publik 2024

/in /by

Sebagai badan publik, Universitas Terbuka (UT) mempunyai kewajiban menyediakan keterbukaan informasi publik kepada para pemangku kepentingan melalui berbagai kanal yang tersedia sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Salah satu bentuk transparansi dan pertanggungjawaban UT dalam mewujudkan keterbukaan informasi publik atas kinerja dan layanan yang diberikan, UT terus berkomitmen dengan berperan aktif dalam menjamin setiap informasi yang dikelola, terdokumentasi dengan baik, dan dapat diakses oleh publik dengan cepat, transparan, dan akurat.

Dalam mempersiapkan dan meningkatkan keterbukaan informasi publik di lingkungan UT, pada 20 September 2023, UT mengadakan kegiatan Sosialisasi Keterbukaan Informasi Publik (KIP) di Ruang Rapat Pusat Perencanaan dan Pelaporan. Acara ini menghadirkan narasumber dari Komisi Informasi Pusat RI, Siti Ajijah, SH., M.H., dan dihadiri oleh perwakilan dari berbagai unit penyedia informasi di lingkungan UT Pusat.

Sosialisasi ini merupakan tindak lanjut dari kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Keterbukaan Informasi Publik yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat RI pada 2-3 September 2024 di Mercure Kemayoran. Bimtek tersebut membahas praktik baik dalam pengelolaan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

Acara dibuka oleh sambutan dari Direktur Pemasaran dan Kerja Sama, Ali Tarigan, S.E. Beliau menyampaikan bahwa KIP harus mengikuti aturan-aturan mengenai keterikatan informasi yang layak diumumkan atau tidak. Beliau berharap lewat sosialisasi hari ini, unit-unit penyedia informasi di lingkungan UT mendapat pengetahuan pentingnya keterbukaan informasi publik dan secara bersama-sama mendukung pengembangan PPID yang optimal.

Pada sesi pemaparan materi mengenai KIP, narasumber Siti Ajijah SH., M.H. menyampaikan pentingnya komitmen dari pimpinan untuk dapat mengimplementasikan KIP. Beliau berharap UT secepatnya dapat menyempurnakan pengembangan laman website PPID sebagai bentuk KIP di lingkungan UT. Diharapkan pelaksanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) KIP 2024 yang digelar oleh Komisi Informasi Pusat RI UT dapat menjadi Badan Publik dengan predikat informatif.

Sebagai informasi, Universitas Terbuka (UT) pun telah secara resmi membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) sebagai sebuah langkah strategis untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi kepada masyarakat secara luas. Dengan SK Nomor 1738 Tahun 2024 Universitas Terbuka menetapkan Susunan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Universitas Terbuka yang bertujuan untuk memastikan keterbukaan informasi publik. Rektor sebagai atasan PPID menunjuk Wakil Rektor Bidang Riset, Inovasi, Kerja Sama dan Bisnis  sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama. Adapun PPID Pelaksana yang ditunjuk Fakultas/Sekolah, Lembaga, dan UT Daerah yang memiliki tanggung jawab untuk menyediakan informasi publik kepada masyarakat dengan cepat, aktual, dan tepat waktu. Dengan adanya struktur ini, diharapkan Universitas Terbuka dapat memenuhi kewajibannya sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dengan cara yang efisien dan efektif.

UT berkomitmen untuk mendukung tim PPID yang baru dengan mengimplementasikan keterbukaan informasi publik yang lebih ideal. Salah satu langkah konkret yang dilakukan adalah penyempurnaan laman website PPID UT, yang akan dikelola di bawah bimbingan teknis dari perwakilan Komisi Informasi Pusat RI. Dengan inisiatif ini, UT berharap dapat semakin meningkatkan aksesibilitas dan transparansi informasi bagi publik, sejalan

Peningkatan Layanan Prima, Tim DPKS UT Berkunjung ke IPB University 

/in /by

Untuk terus memberikan layanan terbaiknya, Direktorat Pemasaran dan Kerja Sama (DPKS) Universitas Terbuka (UT) terus belajar dan menambah wawasan. Salah satunya yaitu dengan melakukan studi banding. Pada kesempatan kali ini, tim DPKS UT berkunjung ke IPB University pada Selasa (24/10/2023).

Kunjungan tim DPKS yang dipimpin oleh Plt. Direktur Pemasaran dan Kerja Sama, Bapak Ali Tarigan, S.E., bersama rombongan antara lain Dr. Maya Maria, S.E., M.M., Arief Mulyana, S.Kom., M.M., Dora Sophianingtyas, S.E., MBA., Nabila Meutia Pratiwi, S.Hum, dan Muhamad Saputra, S.Kom. Tim DPKS disambut hangat oleh Kepala Biro Komunikasi IPB University, Ir. Yatri Indah Kusumastuti, beserta tim yaitu Ibu Siti Nuryati, S.TP, M.Si., Ibu Yulia Dwi Indriani, S.Kom., M.M., Bapak Rio Fatahillah Chita Putra, S.I.Kom., M.Si., di Gedung Rektorat IPB University. Studi banding melingkupi bidang PPID, Kehumasan, Publikasi, dan Layanan Terpadu.

Pak Ali Tarigan mengucapkan terima kasih atas penyambutan IPB University sehingga Tim DPKS UT dapat melakukan studi banding demi terciptanya layanan prima kepada mahasiswa dan stakeholder. Saat ini UT melayani 525.360 mahasiswa yang tersebar di seluruh Indonesia. Melihat jumlah mahasiswa saat ini, tentunya semakin banyak yang harus dilayani. Tidak hanya itu, dari segi kehumasan, pengelolaan PPID, dan layanan terpadu juga harus dibenahi kembali.

Menanggapi kunjungan tim DPKS UT, Ibu Yatri mengungkapkan sesama PTN, UT dan IPB University bisa saling berbagi ilmu. Biro Komunikasi IPB memayungi beberapa bagian diantaranya Hubungan Masyarakat, Penyiaran, dan Sekretariat Pimpinan. Adapun Bagian Humas meliputi Layanan Terpadu, Publikasi, dan Promosi. Untuk PPID, IPB University sudah memulainya dari tahun 2010. Seiring berjalannya waktu mulai bertumbuh dan pada tahun 2016, mendapatkan peringkat tiga pada saat monev yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat.

Pertemuan berlangsung dengan sangat hangat. Ibu Yatri dan Tim Biro Komunikasi menjelaskan mengenai proses kegiatan di Biro Komunikasi. Dari studi banding ini, mendapatkan hasil bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi penunjang kegiatan. Di samping itu, SDM juga harus terus dilengkapi dengan pengetahuan lewat pelatihan-pelatihan ataupun workshop. Dalam bidang Layanan Terpadu, dukungan informasi dari unit-unit dan fakultas di IPB menjadi hal yang sangat penting dalam waktu respon kepada mahasiswa khususnya, dan masyarakat pada umumnya. Hal lain yang dapat dipetik dari kunjungan tersebut adalah dalam pengelolaan informasi publik dimana terdapat sejumlah regulasi yang mengatur dan struktur organisasi yang kuat dengan dukungan sumber daya lintas unit. Dalam meningkatkan layanan publik, batas penyelesaian aduan pada website PPID adalah 10 hari, pada kunjungan terkait PPID 1 hari, sedangkan batas penyelesaian aduan tiket pada help center adalah 3 hari. Biro Komunikasi IPB pun melakukan survei kepuasan layanan publik dimana hasilnya rata-rata berpredikat A. Dari hasil studi banding ke IPB, tim DPKS makin bertekad kuat untuk juga memberikan layanan publik terbaiknya pada para stake holder, khususnya pada mahasiswa. Apalagi kini UT telah berstatus hukum PTNBH, maka diharapkan semua proses bisnis UT menjadi faster, cheaper, dan better.

Sosialisasi Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan Universitas Terbuka

/in /by

Keterbukaan informasi publik yang merupakan kewajiban setiap Badan Publik dan menjadi bagian penting dalam reformasi birokrasi. Universitas Terbuka (UT) sebagai penyelenggara pelayanan publik berkomitmen menyediakan keterbukaan informasi publik, namun juga merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban kinerja dan layanan UT melalui berbagai kanal yang ada kepada para pemangku kepentingan.

Salah satu bentuk persiapan penyediaan Keterbukaan Informasi Publik di lingkungan UT, pada Kamis, 10 Agustus 2023 di Ruang Sidang Wisma 2 diadakan kegiatan Sosialisasi Keterbukaan Informasi Publik (KIP) dengan mengundang narasumber dari Komisi Informasi Pusat RI, Siti Ajijah, SH., M.H. Kegiatan dilaksanakan dengan mengundang unit-unit penyedia informasi yang ada di lingkungan UT Pusat. Hadir mengikuti kegiatan sosialisasi yaitu Unggul Utan Sufandi, S.Kom., M.Si. – Kepala Pusat Pengelolaan Bisnis dan Investasi, Dr. Arie Wibowo Khurniawan, S.Si., M.Ak. – Stafsus Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, dan Umum, Nanang Setiawan, S.Kom. dan Andri Dwi Kurniawan, S.T. dari Direktorat Administrasi Akademik dan Kelulusan, Kani, S.Kom., M. Kom. dan Julianto Mardimpu Pasaribu, S.Kom. dari Pusat Perpustakaan dan Kearsipan, Deni Rudiana Aprizal, S.Kom. dari Direktorat Sistem Informasi, Ihya Al Farisi, S.H. dari unit Kantor Sekretariat Rektorat dan Urusan Hukum, Dr. Maya Maria, S.E., M.M., Dora Sophianingtyas, S.E., MBA., Tengku Lufiana, S.Sos., Muhamad Saputra, S.Kom., Ajeng Cahyo Hapsari, S.Si. dan Nabila Meutia Pratiwi, S.Hum. dari Direktorat Pemasaran dan Kerja Sama.

Kegiatan sosialisasi ini terselenggara sebagai tindak lanjut dari kegiatan Konsolidasi Monitoring dan Evaluasi bagi Perguruan Tinggi Negeri yang diselenggarakan di Universitas Sebelas Maret (UNS) pada tanggal 27 Juli 2023 terkait praktik baik penyelenggaraan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Untuk itu UT pun berkomitmen atas dukungan tim PPID yang baru akan lebih mengimplementasikan KIP yang mendekati ideal antara lain melalui penyempurnaan laman website PPID UT di bawah bimbingan teknis dari perwakilan Komisi Informasi Pusat RI.

Acara dibuka oleh sambutan dari Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya dan Umum, Prof. Dr. Ali Muktiyanto, S.E., M.Si. Beliau menyampaikan bahwa KIP harus mengikuti aturan-aturan mengenai keterikatan informasi yang layak diumumkan atau tidak. Saat ini tiga prinsip utama yang dijalani UT yaitu open to people, open to idea, dan open to place. Beliau berharap lewat sosialisasi hari ini, unit-unit penyedia informasi di lingkungan UT mendapat pengetahuan pentingnya keterbukaan informasi publik dan secara bersama-sama mendukung pengembangan PPID yang optimal.

Pada sesi pemaparan materi mengenai KIP, narasumber Siti Ajijah SH., M.H. menyampaikan pentingnya komitmen dari pimpinan untuk dapat mengimplementasikan KIP. Beliau berharap UT secepatnya dapat menyempurnakan pengembagan laman website PPID sebagai bentuk KIP di lingkungan UT. Diharapkan ke depannya dengan pelaksaanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) KIP yang digelar oleh Komisi Informasi Pusat RI ini, UT dapat menjadi Badan Publik dengan predikat informatif.